Tietosuojaseloste

Teekkarien elokuvakerho Montaasi ry:n tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä 23.5.2018. Viimeisin muutos 26.5.2018.

 

Yleiset periaatteet

Teekkarien elokuvakerho Montaasi ry (”kerho”) käsittelee jäsentensä henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

  • Jäsenrekisterin ylläpito
  • Tapahtumiin ilmoittautuminen
  • Kalustonvuokraus

Luvussa Jäsenrekisteri kuvattavia käytäntöjä noudatetaan myös muihin tarkoituksiin (luvut Tapahtumailmoittautumistietojen käsittely ja Kalustonvuokraustietojen käsittely) kerättävien henkilötietojen suhteen niiltä osin kuin kyseisissä luvuissa ei mainita siitä poikkeavia käytäntöjä.

 

Jäsenrekisteri

1.     Rekisterinpitäjä

Teekkarien elokuvakerho Montaasi ry (Montaasi)
PL 69
02151 Espoo

2.     Rekisterin nimi

Teekkarien elokuvakerho Montaasi ry:n jäsenrekisteri

3.     Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sihteeri Jaakko Hassinen
montaasi-jasenrekisteri<at>list.ayy.fi

4.     Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on jäsenyyssuhteen ylläpitoon perustuva rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR 6§/1f).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ edellyttämän jäsenrekisterin ylläpito sekä kerhon jäsenten yhteystietojen säilytys jäsenille suunnattua tiedottamista varten.

5.     Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:

  • Täydellinen nimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Kotipaikkakunta
  • Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan jäsenyys (kyllä/ei)
  • Tieto viimeksi alkaneen jäsenkauden jäsenmaksun suorittamisesta (kyllä/ei)

Rekisterin tietojen säilytysajasta määrätään kohdassa 11 (Rekisterin tietojen säilytysaika).

6.     Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan kerhoon liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä kerhon verkkosivulla olevalla lomakkeella tai sähköpostitse kohdassa 3 mainitun osoitteen kautta.

7.     Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8.     Rekisterin suojauksen perusteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa luotettavan ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla sekä paikalliskopioina lukitussa tilassa. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Montaasin vastuuhenkilöiden toimesta.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9.     Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyllä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Henkilötietojen poistopyyntö jäsenrekisteristä katsotaan kerhosta eroamiseksi.

11. Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Montaasin jäseniä. Kerhosta eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa, viimeistään kuukauden päästä eroamisilmoituksesta tai erottamispäätöksestä. Mikäli jäsen jättää jäsenmaksunsa maksamatta, hänet katsotaan kerhon sääntöjen mukaan eronneeksi ja hänen tietonsa poistetaan rekisteristä kolmen kuukauden kuluttua edellisen jäsenkauden päättymisestä, ellei hän sitä ennen uusi jäsenmaksua.

 

Tapahtumailmoittautumistietojen käsittely

Yhteyshenkilö ilmoittautumistietoja koskevissa asioissa

Tapahtumailmoittautumistietojen yhteyshenkilönä toimii kerhon tapahtumalle asettama vastuuhenkilö. Vastuuhenkilön nimi sekä sähköpostiosoite löytyvät tapahtuman ilmoittautumisohjeista kerhon verkkosivulla.

Mikäli yhteyshenkilöä ei ole erikseen ilmoitettu, yhteyshenkilönä toimii kerhon sihteeri (montaasi-jasenrekisteri<at>list.ayy.fi).

Käsiteltävät tiedot

Tapahtumiin ilmoittautujilta kerätään seuraavat tiedot:

  • Nimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköposti
  • Muu tapahtumakohtainen tieto

Säännönmukaiset tietolähteet

Tapahtuman yhteyshenkilö vastaanottaa tiedon ilmoittautumisesta sähköpostitse. Ilmoittautuminen voi ilmoittautujan nimen ohella sisältää tarvittaessa muita tapahtumakohtaisia tietoja, kuten poikkeavia osallistumisaikoja tai toiveita erityisruokavalioista. Ilmoittautuneiden yhteystiedot haetaan tarvittaessa jäsenrekisteristä tapahtumaan liittyvää yhteydenpitoa varten. Kerhon jäsenyyttä edellyttävien tapahtumien kohdalla jäsenyys tarkistetaan jäsenrekisteristä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tapahtumaan ilmoittautuneiden tietoja voidaan luovuttaa tapahtuman tiedotuksessa mainituille yhteistyötahoille, mikäli tapahtuman järjestäminen sitä edellyttää. Luovutettavat tiedot sekä niiden vastaanottajat yksilöidään tällöin erikseen tapahtuman ilmoittautumisohjeissa.

Tietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Ilmoittautuneella henkilöllä on oikeus pyytää ilmoittautumisessa annettuja tietojaan tarkastettavaksi, korjattavaksi tai poistettavaksi. Pyynnöt tulee lähettää tapahtuman yhteyshenkilölle sähköpostitse. Yhteyshenkilö voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Yhteyshenkilö vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Ilmoittautumistietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään niin kauan, kunnes niitä ei enää tarvita tapahtuman järjestämiseen. Normaalin tapahtuman yhteydessä tiedot poistetaan kahden viikon sisällä tapahtuman päätyttyä. Kerhon järjestämät kurssit katsotaan päättyneiksi, kun kurssielokuva on esitetty ja siitä on toimitettu kopio osallistujille. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen esimerkiksi osallistumismaksujen perintään, tiedot poistetaan kahden viikon kuluessa niiden henkilöiden osalta, joiden kohdalla ne eivät enää ole tarpeen.

 

Kalustonvuokraustietojen käsittely

Yhteyshenkilö kalustonvuokrausta koskevissa asioissa

Kalustonhoitaja Vesa Koponen
montaasi-kalusto<at>list.ayy.fi

Käsiteltävät tiedot

Kaluston vuokraajilta kerätään seuraavat tiedot:

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Vuokrattava kalusto ja sen luovutus- ja palautuspäivät
  • Vuokramaksun maksutapa (tilisiirto/käteinen)

Kaluston vuokraajaa voidaan tarvittaessa pyytää todistamaan henkilöllisyytensä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät tiedot saadaan vuokraajalta kirjallisen vuokrasopimuksen avulla.

Tiedon suojauksen perusteet

Kalustonvuokraustietoja säilytetään paperisilla vuokrasopimuslomakkeilla sekä seurantalistoilla. Kumpaakin säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain Montaasin vastuuhenkilöillä.

Vuokraustietojen säilytysaika

Kalustonvuokraustietoja säilytetään seuraavan kalenterivuoden loppuun saakka, minkä jälkeen tiedot hävitetään kuukauden aikana vuoden vaihtumisesta.

Teekkarien elokuvakerho Montaasi ry:n kalustonvuokraussäännöt

Yleiset ehdot

Kaluston vuokraaminen edellyttää Montaasin jäsenyyttä. Vuokralleottaja vuokraa näiden sääntöjen mukaisesti Montaasilta kalustoa, josta sovitaan tapauskohtaisesti erikseen. Osapuolia sitova sopimus kaluston vuokraamisesta syntyy Montaasin hyväksyttyä varauksen ja se vahvistetaan kirjallisesti kalustoa noudettaessa. Montaasi voi harkintansa mukaan olla vuokraamatta kalustoa (ts. hyväksymättä varausta). Kuluvan jäsenkauden jäsenmaksun ja sovitun vuokra-ajan vuokrahinnan tulee olla maksettuna Montaasin tilille kalustoa noudettaessa. Vuokralleottajan tulee esittää kuitti maksutapahtumasta. Vaihtoehtoisesti vuokrahinta voidaan maksaa käteisellä kalustoa noudettaessa. Vuokralleottajan on pyydettäessä todistettava henkilöllisyytensä kalustoa noudettaessa.

Vuokran määräytyminen

Kalustolla on erillisen hinnaston mukainen vuorokausivuokra. Vuokra maksetaan vuokrauspäivältä ja jokaiselta alkavalta vuorokaudelta (vuorokausi alkaa klo 00.00). Alle 24 tunnin vuokrauksista veloitetaan yhden vuorokauden vuokra. Vuokra maksetaan sovitulta vuokra-ajalta. Mikäli vuokralleottaja palauttaa kaluston etuajassa, Montaasi ei hyvitä käyttämättä jäävän vuokra-ajan vuokraa.

Vuokra-aika

Kalustoa voi varata kerralla korkeintaan seitsemäksi (7) peräkkäiseksi vuorokaudeksi. Pidemmät yhtäjaksoiset varaukset Montaasin hallitus käsittelee erikseen. Kaluston käyttöönoton jälkeen kalustonhoitaja voi myöntää vuokra-ajan pidennystä enintään seitsemän (7) vuorokautta kerrallaan, jos muita varauksia ei ole. Vuokra-ajan pidentäminen yli 14 vuorokauteen aloituspäivästä edellyttää kuitenkin hallituksen hyväksyntää. Palautuksen viivästyessä sovitusta ajasta tulee vuokralleottajan maksaa jokaiselta alkavalta vuokra-ajan ylittävältä vuorokaudelta viivästymismaksuna kaksinkertainen vuorokausivuokrahinta. Lisäksi Montaasi voi mitätöidä vuokralleottajan vuokrausoikeuden.

Vuokrauksen peruuntuminen

Vuokralleottajan peruessa vuokrauksen ennen kaluston noutoa tulee vuokralleottajan maksaa puolet peruuntuneen vuokra-ajan vuokrasta. Montaasi voi pakottavasta syystä (esim. kaluston rikkoutuessa) perua vuokrauksen ennen kaluston noutoa. Tässä tapauksessa vuokralleottajalle hyvitetään peruuntuneen vuokra-ajan vuokra. Montaasi ei ole velvollinen korvaamaan vuokralleottajalle varauksen peruuntumisesta aiheutuvia vahinkoja tai kustannuksia.

Vastaanottotarkastus

Kalusto annetaan vuokralle ilman erillistä toimivuustakuuta. Vuokralleottajan tulee tarkastaa vuokraamansa kaluston toimivuus kaluston vuokralle oton yhteydessä. Mikäli kalustossa ilmenee tällöin vika tai puute, varaus voidaan perua ilman kustannuksia vuokralleottajalle.

Kaluston käyttö ja hoito

Vuokralleottaja sitoutuu käyttämään ja säilyttämään kalustoa huolellisesti ja asianmukaisesti. Kalustoa ei saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle ilman Montaasin antamaa lupaa. Vuokralleottaja ei saa tehdä kalustoon mitään muutos- tai korjaustöitä ilman Montaasin antamaa erillistä lupaa. Kalustoa ei saa viedä Suomesta ilman Montaasin antamaa erillistä lupaa.

Vahingot ja viat

Vuokralleottajan tulee ilmoittaa Montaasille kaikki vuokra-aikana kalustossa ilmenneet viat ja kalustolle aiheutuneet vahingot. Mikäli vuokralleottaja on aiheuttanut kaluston vahingoittumisen, tulee hänen palauttaa vahingoittunut kalusto mahdollisimman nopeasti ja korvata korjauskulut Montaasille. Mikäli kalusto tai sen osa on tuhoutunut, hävinnyt tai sitä ei muusta syystä voida korjata tai palauttaa Montaasille, vuokralleottajan tulee korvata uuden vastaavan kaluston hankkimisesta aiheutuvat kustannukset. Mikäli kalustossa ilmenee vuokra-aikana vika, joka ei johdu vuokralleottajan vastuulla olevasta toiminnasta, vuokralleottajalle hyvitetään käyttämättä jäävän vuokra-ajan vuokra. Montaasi ei ole velvollinen korvaamaan kaluston vioista tai puutteista vuokralleottajalle aiheutuvia vahinkoja tai kustannuksia.

Sulje